เวชระเบียน คืออะไร? มีข้อมูลอะไรบ้าง และมีความสำคัญอย่างไร

​

เวชระเบียน คืออะไร?

เวชระเบียน (Medical Record) คือข้อมูลและบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการรับบริการทางการแพทย์ของผู้ป่วย ตั้งแต่ข้อมูลพื้นฐาน ประวัติการเข้ารับบริการ อาการ การตรวจ การรักษา การใช้ยา ผลตรวจ รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดูแลผู้ป่วย

เวชระเบียนอาจอยู่ในรูปแบบเอกสารกระดาษ ระบบคอมพิวเตอร์ หรือใช้ทั้งสองรูปแบบร่วมกัน ขึ้นอยู่กับระบบของคลินิก โรงพยาบาล หรือสถานพยาบาลแต่ละแห่ง

สำหรับสถานพยาบาลที่ยังมีการใช้เอกสารกระดาษ มักมี แฟ้มเวชระเบียน หรือ แฟ้มประวัติคนไข้ สำหรับรวบรวมเอกสารของผู้ป่วยแต่ละรายให้อยู่ในชุดเดียวกัน เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดเก็บ ค้นหา และใช้งานเอกสารได้สะดวก

เวชระเบียนมีข้อมูลอะไรบ้าง?

ข้อมูลภายในเวชระเบียนอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของสถานพยาบาล แต่โดยทั่วไปสามารถพบข้อมูล เช่น

• ชื่อและนามสกุลผู้ป่วย

• หมายเลข HN

• วันเดือนปีเกิด

• เพศ

• ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ

• ประวัติการรับบริการ

• ประวัติการแพ้ยา

• อาการหรือเหตุผลที่มาพบแพทย์

• ข้อมูลการตรวจ

• ผลการตรวจทางห้องปฏิบัติการ

• รายการยา

• ข้อมูลการรักษา

• วันนัดครั้งถัดไป

• เอกสารส่งต่อ

• แบบฟอร์มและเอกสารประกอบอื่น ๆ

รายละเอียดจริงที่ใช้ควรเป็นไปตามระบบของสถานพยาบาลและลักษณะการให้บริการ

เวชระเบียนมีความสำคัญอย่างไร?

หนึ่งในประโยชน์สำคัญของเวชระเบียนคือช่วยให้ข้อมูลของผู้ป่วยมีความต่อเนื่อง

ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ป่วยกลับมาใช้บริการครั้งต่อไป บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบข้อมูลเดิม เช่น ประวัติการรักษา การใช้ยา หรือผลตรวจที่ผ่านมาได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ การจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบยังช่วยลดปัญหาเอกสารกระจัดกระจาย และช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาข้อมูลของผู้ป่วยได้สะดวกขึ้น

สำหรับสถานพยาบาลที่มีผู้รับบริการจำนวนมาก การกำหนดระบบหมายเลข สี หรือหมวดหมู่ของแฟ้มก็สามารถช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เวชระเบียนกับแฟ้มประวัติคนไข้ต่างกันอย่างไร?

คำสองคำนี้เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ได้หมายถึงสิ่งเดียวกันโดยตรง

เวชระเบียน หมายถึงข้อมูลหรือบันทึกเกี่ยวกับการรับบริการและการดูแลผู้ป่วย

ส่วน แฟ้มประวัติคนไข้ หรือ แฟ้มเวชระเบียนผู้ป่วย คืออุปกรณ์ที่ใช้รวบรวมเอกสารเวชระเบียนแบบกระดาษให้อยู่ในชุดเดียวกัน

พูดง่าย ๆ คือ

เวชระเบียน = ข้อมูล

แฟ้มเวชระเบียน = สิ่งที่ใช้จัดเก็บเอกสาร

ดังนั้น สถานพยาบาลหนึ่งแห่งอาจมีระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว แต่ก็ยังสามารถมีแฟ้มเอกสารสำหรับเก็บเอกสารบางประเภทเพิ่มเติมได้

แฟ้มเวชระเบียน คืออะไร?

แฟ้มเวชระเบียน เป็นแฟ้มสำหรับเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับผู้ป่วย โดยสามารถออกแบบรูปแบบให้เหมาะกับระบบของแต่ละคลินิกหรือโรงพยาบาล

บนตัวแฟ้มอาจมีช่องสำหรับข้อมูล เช่น

ชื่อ-นามสกุล
HN
วันเดือนปีเกิด
เบอร์โทรศัพท์
ชื่อคลินิกหรือโรงพยาบาล
หมายเลขแฟ้ม
แผนก
วันที่เริ่มใช้แฟ้ม

บางแห่งอาจเพิ่ม Barcode, QR Code หรือ Running Number เพื่อใช้ร่วมกับระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กร

HN คืออะไร?

HN หรือ Hospital Number คือหมายเลขที่สถานพยาบาลใช้สำหรับระบุผู้ป่วยภายในระบบของตนเอง

หมายเลขดังกล่าวมักปรากฏบนเอกสารหลายประเภท เช่น แฟ้มเวชระเบียน บัตรนัด หรือเอกสารการให้บริการ เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถเชื่อมโยงเอกสารกับผู้ป่วยได้อย่างถูกต้อง

ดังนั้น ในการออกแบบแฟ้มประวัติคนไข้ จึงมักกำหนดตำแหน่งของหมายเลข HN ให้เห็นได้ชัดเจน

เวชระเบียนแบบกระดาษ

แม้ว่าปัจจุบันสถานพยาบาลจำนวนมากจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น แต่เอกสารกระดาษยังสามารถพบได้ในการใช้งานหลายลักษณะ

เช่น

แบบฟอร์มผู้ป่วย
ใบยินยอม
เอกสารจากหน่วยงานภายนอก
เอกสารประกอบการรักษา
ผลตรวจบางประเภท
เอกสารที่ต้องมีการลงนาม

เอกสารเหล่านี้อาจถูกนำมาจัดเก็บภายในแฟ้มประวัติผู้ป่วยเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดหมวดหมู่

เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์

เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์เป็นการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลในระบบดิจิทัล ช่วยให้สถานพยาบาลสามารถค้นหาและจัดการข้อมูลได้สะดวกขึ้น

อย่างไรก็ตาม รูปแบบการใช้งานของแต่ละสถานพยาบาลอาจไม่เหมือนกัน บางแห่งใช้ระบบดิจิทัลเกือบทั้งหมด ขณะที่บางแห่งใช้ทั้งระบบคอมพิวเตอร์และเอกสารกระดาษร่วมกัน

จึงไม่จำเป็นว่าการมีระบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะไม่มีการใช้แฟ้มเอกสารเลย

แฟ้มเวชระเบียนสามารถแบ่งประเภทด้วยสีได้

สำหรับคลินิกหรือโรงพยาบาลที่มีแฟ้มจำนวนมาก สามารถใช้สีช่วยแยกประเภทหรือแผนกได้

ตัวอย่างเช่น

สีฟ้า — ผู้ป่วยทั่วไป
สีชมพู — ทันตกรรม
สีเขียว — กายภาพบำบัด
สีเหลือง — ผู้ป่วยใหม่

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ตัวเลข ตัวอักษร หรือปีที่เริ่มใช้แฟ้มเป็นระบบในการแบ่งหมวดได้

รูปแบบที่เหมาะสมควรเลือกตามขั้นตอนการทำงานจริงของแต่ละองค์กร

สถานที่ใดบ้างที่ใช้แฟ้มเวชระเบียน?

แฟ้มเวชระเบียนสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับสถานพยาบาลหลายประเภท เช่น

คลินิกทั่วไป
คลินิกทันตกรรม
คลินิกกายภาพบำบัด
คลินิกความงาม
คลินิกแพทย์เฉพาะทาง
โรงพยาบาล
ศูนย์การแพทย์
ศูนย์ฟื้นฟู
ศูนย์ดูแลผู้สูงอายุ
คลินิกสัตวแพทย์

แต่ละแห่งสามารถกำหนดช่องข้อมูล รูปแบบ สี และขนาดของแฟ้มให้แตกต่างกันตามระบบงานของตนเอง

แฟ้มเวชระเบียนควรออกแบบอย่างไร?

ก่อนผลิตแฟ้ม ควรพิจารณาลักษณะการใช้งานจริง เช่น ขนาดของเอกสาร จำนวนเอกสารที่ต้องใส่ต่อหนึ่งแฟ้ม และความถี่ในการหยิบใช้งาน

สิ่งที่สามารถกำหนดได้ เช่น

ขนาดแฟ้ม
ความหนากระดาษ
สีของแฟ้ม
โลโก้องค์กร
พื้นที่สำหรับเขียนข้อมูล
หมายเลข HN
Running Number
Barcode หรือ QR Code
ช่องสอดเอกสาร
รูปแบบการพับ

การออกแบบให้เหมาะกับระบบการจัดเก็บตั้งแต่ต้นสามารถช่วยให้ใช้งานได้สะดวกมากกว่าการใช้แฟ้มทั่วไป

ต้องการผลิตแฟ้มเวชระเบียน?

หากกำลังมองหา แฟ้มประวัติคนไข้ แฟ้มเวชระเบียนผู้ป่วย หรือแฟ้มเวชระเบียนสำหรับคลินิกและโรงพยาบาล สามารถผลิตตามรูปแบบขององค์กรได้ ทั้งขนาด กระดาษ สี โลโก้ ช่องข้อมูล และรายละเอียดเฉพาะของแต่ละสถานพยาบาล

👉 [ดูรายละเอียดบริการรับทำแฟ้มประวัติคนไข้ และแฟ้มเวชระเบียน](/patient-record-folder)

สามารถส่งตัวอย่างแฟ้มเดิมหรือไฟล์ Artwork เพื่อประเมินรูปแบบการผลิตให้เหมาะกับการใช้งานได้